プライバシーポリシー

1．個人情報保護管理者

当社は以下の個人情報保護管理者を設置し、個人情報保護管理者の責任のもと、個人情報を取得・アクセス・利用・提供・共同利用・管理いたします。

個人情報保護管理者
管理本部　小野 美知代
連絡先：下記「個人情報に関するお客様窓口」

2．個人情報の利用目的

• 受託業務個人情報
  • エンドユーザ個人情報
  • メール配信、メールリレー、ファイル転送サービスの提供のため
  • メール配信、メールリレー、ファイル転送サービスの運用管理のため
• お問い合わせされた方の個人情報（開示の対象）
  • お問い合わせに対応するため
• 従業員個人情報（開示の対象）
  • 人事、労務管理のため
  • 給与、勤怠管理のため
• 採用応募者個人情報（開示の対象）
  • 採用選考のため
  • 入社手続きのため

3．個人情報の第三者提供

当社は、取得した個人情報を適切に管理し､あらかじめ本人の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。ただし、次の場合は除きます。

• 法令に基づく場合
• 人の生命､身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合。
• 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
• 個人情報取扱事業者が学術研究機関等である場合であって、個人データの提供が学術研究の成果の公表又は教授のためやむを得ないとき（個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）
• 個人情報取扱事業者が学術研究機関等である場合であって、個人データを学術研究目的で提供する必要があるとき（個人データを提供する目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）（個人情報取扱事業者と第三者が共同して学術研究を行う場合に限る。）
• 第三者が学術研究機関等である場合であって、第三者が個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（個人データを提供する目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）

また、個人関連情報に関しては、第三者提供先にて個人データとして利用することが想定されないときを除いて 、あらかじめ本人の同意を得ることなく、第三者へ提供することはありません。

4．役員、個人株主情報の公開・提供

法令に基づき当社の役員・個人株主に関する個人情報を公開・提供（株主総会で配布する資料に掲載する等）する場合、本人に対して以下を通知もしくは公表いたします。また、本人の求めに応じて当該本人が識別される個人情報の第三者提供を停止いたします。

• 事業者名：センドマジック株式会社
• 利用目的：会社法に基づく株主名簿の管理のため
• 第三者に提供する個人情報：氏名、住所、電話番号、銀行口座
• 第三者への提供の手段又は方法：郵送
• 取得方法：直接本人から取得

5．保有個人データの開示等の請求

個人情報の本人またはその代理人からの、開示等（利用目的の通知、開示、提供記録の開示、追加、訂正、削除、利用停止、提供の停止）の求めに対応させていただいております。

• 開示等の求めの申し出先、提出していただく書面等
  開示等の求めは、電話又は電子メールにて下記までお申し付けください。開示等の求めに際して提出していただく書面等については、その際にご案内いたします。
  ■ 電話による場合
  045-227-8380
  センドマジック株式会社 「個人情報に関するお客様窓口」
  受付時間：10:00～17:00（年末年始休業）
  ■ 電子メールによる場合
  
• 開示等の対応に際して、以下の本人確認を実施させていただきます。
  • 株主情報：氏名及び住所
  • 取引先情報：会社名、住所又は電話番号等、及び氏名
  • 採用応募者情報：氏名及び電話番号
  • 従業員情報：氏名及び住所
  • お問い合わせされた方：氏名、電話番号又はメールアドレス
• 開示等の求めに対する回答方法
  申請者の申請書面記載宛に書面（e メール含む）によって回答いたします。書面以外での方法による回答をご希望される方は、手続き時にその旨ご連絡ください。
• 代理人による請求
  未成年者または成年被後見人の法定代理人もしくは開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人である場合は、下記の書類を送付ください。
  ■法定代理人の場合
  • 法定代理権があることを確認するための書類（1通）
    （戸籍謄本、親権者の場合は扶養家族が記入された保険証のコピーも可）
  • 未成年者または成年被後見人の法定代理人本人であることを確認するための書類（1通）
    （法定代理人の運転免許証、パスポートなどの公的書類のコピー）

  ■委任による代理人の場合

  • 委任者、受任者それぞれの住所・氏名・押印が含まれた委任状（1通）
  • 本人の印鑑証明書（1通）
  • 代理人本人であることを確認するための書類（1通）
    （代理人の運転免許証、パスポートなどの公的書類のコピー）
• 非開示事由について
  以下の（１）～（７）に該当する場合は、非開示とさせていただきます。非開示を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知いたします。
  • 申請書に記載されている住所、本人確認のための書類に記載されている住所、当社に登録されている住所が一致しないときなど本人が確認できない場合
  • 代理人による申請に際して､代理権が確認できない場合
  • 所定の申請書類に不備があった場合
  • 開示の求めの対象が開示対象個人情報に該当しない場合
  • 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  • 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  • 他の法令に違反することとなる場合
• 開示対象個人情報の利用目的の通知、開示の手数料について手数料は発生いたしません。

6．個人情報保護に関わる安全管理措置

【組織体制の整備】

• 個人情報を保護するために必要な役割・責任・権限を明確にし、個人情報を保護するための組織を設けています。
• 個人情報を保護するために個人情報保護管理者、個人情報保護監査責任者を組織内部より選任しています。
• 個人情報に関わる、漏えい、滅失、き損等の緊急事態・事件・事故が発生した際の連絡体制を整え、遅滞なく対応をいたします。
• 個人情報を取り扱う委託先において、適切な個人情報を保護・取り扱いが行われるよう監督をいたします。
• 取得、利用、提供、廃棄・消去といった個人情報を取り扱う各業務プロセスに応じて、取扱方法や罰則について規程を策定し、定期的な見直しを実施しています。
• 個人情報の関わる法規制を確認し、その影響を評価・確認し、必要な体制・仕組みの見直しを行っています。

【定期点検・監査】

• 個人情報保護に関する適合性及び有効性を確認するため、定期的に自己点検、内部監査、必要に応じて外部機関による監査を実施しています。

【教育・認識】

• 個人情報の取り扱いに関わる全ての従業者に対して、機密保持に関する誓約書を取得しています。
• 個人情報の取り扱いに関わる全ての従業者に対して、定期的な教育を実施しています。

【漏えい、滅失、き損等への対応】

• 漏洩、滅失、き損等から個人情報を保護するための管理策を設けています。
• 不正アクセス等から個人情報を保護するための管理策を設けています。
• 個人情報を保護するために、人的・物理的・システム的な管理策を設けています。

【外的環境の把握】

• 個人データを保管している各国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施しています。

7．苦情及び相談窓口

当社は、ご提出いただいた個人情報に関する苦情、相談、及びその他のお問い合わせに、適切、かつ迅速に対応致します。
ご提出いただいた個人情報に関する苦情、相談は、電話又は電子メールにて下記までお申し付けください。

■ 電話による場合
045-227-8380
センドマジック株式会社 「個人情報に関するお客様窓口」
受付時間：10:00～17:00（年末年始休業）

■ 電子メールによる場合